Millainen on hyvä perehdytys?

Perehdytys on aiemmin ollut hieman aliarvostettu HR-prosessi, mutta viime aikoina sen tärkeyteen on herätty yhä useammassa organisaatiossa. Viime aikoina etenkin sosiaalisessa mediassa on tullut vastaan paljon julkaisuja, joissa ihmiset pohtivat mitä työntekijän perehdytyksessä tulisi ottaa huomioon. Päätimme pohtia ja avata aihetta, sekä kertoa millainen on hyvä perehdytys. Ainakin meidän mielestämme.

Perehdytyksen merkitys

Perehdytyksen merkitystä on vaikea olla korostamatta liikaa, mutta tässä muutamia ajatuksia, miksi perehdytys on tärkeää.

• Hyvä perehdytys takaa uudelle työntekijälle onnistuneen startin uusiin työtehtäviin
• Hyvän perehdytyksen avulla työntekijä pääsee myös nopeammin ja tehokkaammin kiinni tuottavaan työhön
• Hyvällä perehdytyksellä voidaan vaikuttaa merkittävästi esimerkiksi työn tuottavuuteen, laatuun työturvallisuuteen sekä työntekijän sitoutumiseen.
• Hyvin perehdytetty työntekijä on sitoutuneempi, motivoituneempi ja hänellä on pienempi todennäköisyys siirtyä toisiin tehtäviin.
• Perehdytys auttaa myös luomaan parempaa työnantajamielikuvaa ja tehostamaan tulevia rekrytointeja
• Perehdytys muodostaa sillan rekrytointivaiheessa luotujen odotusten ja itse työn tekemisen välille

Perehdytyksellä on siis paljon erilaisia hyötyjä työntekijän sitoutumiseen, tuottavuuteen ja viihtyvyyteen liittyen. Tätä listaa perehdytyksen tärkeydestä voi jatkaa loputtomiin, mutta kenties ymmärsimme jo pointin. Hyvän perehdytyksen hyödyt ovat moninkertaiset, kun taas huonolla perehdytyksellä voidaan saada aikaan erilaisia ongelmia ja loppujen lopuksi se, että uusi työntekijä ei viihdy organisaatioissanne kovin kauaa.

Perehdytys alkaa suunnittelusta

Aijjai.. Taas klassinen kliseeilmaus, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä pätee myös perehdytyksessä.

Onnistuneen perehdytyksen tärkein elementti on hyvä perehdytyssuunnitelma. Perehdytyksessä tulee ottaa huomioon monia asioita ja ilman kunnollista perehdytyssuunnitelmaa, näiden asioiden muistaminen ja läpivieminen ei yksinkertaisesti onnistu. Ainakaan kovin täsmällisesti. Perehdytyssuunnitelma luo ison kuvan sekä antaa selkeät suuntaviivat perehdytykselle. Se kertoo, mitä perehdytystehtäviä uudelle työntekijälle käydään läpi hänen perehdytysjaksonsa aikana. Hyvä perehdytyssuunnitelma myös osaa ottaa huomioon henkilön osaamistason ja perehdytettävä henkilön yksilönä. Organisaation yleisperehdytys, jossa käydään läpi kahvinkeittimen käyttö sekä erilaisia visioita, ei muodosta riittävän laadukasta perehdytyssuunnitelmaa.

Organisaation yleisperehdytyssuunnitelma on hyvä alku, mutta erilaiset työtehtävät ovat erilaisia ja ne vaativat erilaista perehdyttämistä. Eri toimialoilla henkilöiden osaaminen vaihtelee ja uusien työntekijöiden taustat voivat olla hyvinkin erilaisia. Kaikille työntekijöille ei siis riitä yksi ja sama perehdytyssuunnitelma, vaan eri tehtäviin tulisi luoda tehtäväkohtaisia perehdytyssuunnitelmapohjia, joita voidaan muokata juuri tuon kyseisen työntekijän kehittymisen kannalta oleellisiksi. Organisaation yleisperehdytyssuunnitelma on hyvä suunnitella niin, että jokaisen rekrytoidun työntekijän kohdalla ei tarvitse miettiä, mitäs tälle perehdytetään. Tekemällä laadukas perehdytysmalli, voidaan sitä käyttää pohjana ja muokata tehtäväkohtaista perehdytystä. Näin ollen saadaan uuden työntekijän perehdytys käyntiin tehokkaasti.

Lyhyesti sanottuna siis, pelkkä yleisperehdytys ei siis riitä, vaan perehdytyssuunnitelmien täytyy olla tehtäväkohtaiset sekä kyetä ottamaan huomioon uuden työntekijän osaamistaso.

Materiaalipankistamme löydät useita valmiita tehtäväkohtaisia perehdytyssuunnitelmia

Perehdytystiimi

Jatketaan klassikoilla, mitä useampi kokki, sitä parempi soppa, vai mitä? Perehdytystiimin merkitys eli perehdyttäjien työpanos on onnistuneen perehdytyksen kannalta keskeistä. Vaikka apuna olisi mitä työkaluja, jää työntekijälle kuitenkin mieleen parhaiten perehdytyskokemuksesta se millaisia häntä perehdyttäneet henkilöt olivat ja miten hyvin asiansa osasivat. Vastuu uuden työntekijän perehdyttämisestä kuuluu kaikille ja yksi esimies ei voi opastaa kaikessa mahdollisessa. Näin ollen perehdytyksen vastuuttaminen eri henkilöille ja erilaisissa rooleissa mahdollistavat monipuolisemman ja laadukkaamman perehdytyksen uudelle työntekijälle. Hyviä perehdytysrooleja ovat esimerkiksi esimies, perehdytysvastaava sekä perehdyttäjät. Heidän jokaisen rooli ja vastuualue perehdytyksessä on hieman erilainen, mutta silti jokaisen työpanos on hyvän perehdytyksen kannalta merkittävä.

Perehdytyksen kesto

Tiesitkö, että tutkimusten mukaan kiire on suurin syy perehdytysten laiminlyömiseen. Ja silti me paasaamme, että perehdytysjakson pitäisi olla mahdollisimman pitkä, koska myös tutkimusten mukaan uusi työntekijä saavuttaa parhaan tuottavuutensa n. 8-12 kuukautta työn aloittamisen jälkeen. Ja juuri siksi perehdytykseen kannattaa investoida riittävästi aikaa. Digitaalisten työkalujen avulla uuden työntekijän perehdytys on myös mahdollistaa käynnistää ennen ensimmäistä työpäivää, jolloin uusi työntekijä voi käydä läpi itsenäisesti asioita sekä tutustua perusasioihin. Näin ollen voidaan myös poistaa ensimmäisten päivien jännitystä ja toivottaa uusi työntekijä tervetulleeksi taloon paremmin.

Perehdytyksen kesto on yksi perehdytyksen onnistumisen kannalta keskeinen tekijä. Perehdytykselle on varattava riittävästi aikaa, tehtävän mukaan noin 3-6 kuukautta. Näin ollen perehdytyksessä ei myöskään törmätä siihen, että tyrmätään työntekijä ensimmäisten päivän ja viikon liiallisella tiedolla ja tämän jälkeen heitetään hänet töihin. Pidemmän perehdytysjakson avulla työtehtävien perehdytyksessä voidaan edetä loogisessa järjestyksessä, sitä mukaan, kun työntekijä on valmis ja hänellä on riittävä tietotaito mennä kohti haastavampia tehtäviä. Kaikissa tehtävissä tämä toki ei ole mahdollista ja lyhytaikaisten sijaisuuksien perehdytyksessä näin pitkä perehdytysjakso ei ole mahdollinen. Kuitenkin myös heille on taattava riittävä perehdytys, jotta he voivat työskennellä kyseisessä yksikössä. Hyvänä käytäntönä voi toimia esimerkiksi yleisten asioiden perehdytys jo rekrytointivaiheessa ja ensimmäisen vuoron aikana tehtävä suunnitelmallinen perehdytys työyksikköön ja tehtävään.

Perehdytyksen seuraaminen

Vielä yksi! Sitä saat, mitä mittaat. Yksi perehdytyksen onnistumisen kannalta merkittävä tekijä on myös, että perehdytyksen etenemistä voidaan seurata. Näin ollen tiedetään, että kaikki perehdytykseen liittyvät tehtävät ovat tulleet tehdyiksi. Useimmiten käytössä oleva tapa lienee tälläkin hetkellä A4-paperille tehty rasti ruutuun perehdytyksen seuranta, jonka viimeisen rastin jälkeen perehdytys on valmis, eikä tähän perehdytyssuunnitelmaan tarvitse enää palata. On toki hyvä, että perehdytystä seurataan edes tällä tasolla, mutta harvoin pelkkä taskilistojen seuraaminen kuitenkaan riittää. Tällä voidaan kyllä sanoa, että perehdytys on suoritettu ja perehdytystehtävät tehty, mutta ei kuitenkaan voida sanoa esimerkiksi onnistuiko perehdytys tai saiko uusi työntekijä siitä oikeasti mitään hyötyä. Perehdytyksen kannalta on oleellista käydä myös palautekeskusteluja perehdytystiimin ja perehdytettävän välillä. Lisäksi perehdytyssuunnitelmaan on hyvä myös päästä käsiksi myös perehdytysjakson jälkeen, jos jokin asia askarruttaa tai siihen tarvitaan lisäoppeja.

Lue myös: Voiko perehdytyksen vaikutusta mitata?

Digitaaliset työkalut perehdytyksen tukena

Aiemmin perehdytys on hoidettu perinteisesti erilaisten paperisten rastiruutuun lomakkeiden sekä perehdytyskansioiden avulla. Tämä ei kuitenkaan mahdollista perehdytyksen seurantaa kovin tarkasti ja usein myös nuo perehdytyslomakkeet jäävät kadoksiin, joten ei voida jälkikäteen sanoa onko perehdytystä seurattu.

Digitaalisella perehdytyksellä on monia hyötyjä. Digitaalisen perehdytystyökalun avulla perehdytyksen suunnittelu, perehdytystiimin kokoon kutsuminen, perehdytyksen seuranta ja arviointi helpottuvat huomattavasti. Perehdytyksen käynnistäminen onnistuu jo ennen ensimmäistä työpäivää ja työkalu huolehtii, että kaikki perehdytykseen liittyvät tehtävät tulevat tehdyksi, kestipä perehdytysjakso miten kauan tahansa. Perehdytys ei ole myöskään enää ajasta ja paikasta kiinni vaan se voidaan missä vain, myös etätöissä. Työkalun avulla myös perehdytysmateriaalit pysyvät myös yhdessä paikkaa tallessa ja niihin voi palata aina tarvittaessa.

Mutta tärkeimpänä asiana digitaalinen perehdytys säästää kahta kullanarvoista asiaa. Aikaa ja rahaa. Digitoimalla paperiset dokumentit ja automatisoimalla manuaaliset, toistuvat työvaiheet voidaan perehdytykseen käytettyä työaikaa vähentää jopa 30%:lla. Tämä aiheuttaa myös huomattavia kustannussäästöjä.

Perehdytyksen tehostaminen Intron avulla

Intro on uusien työntekijöiden perehdytykseen suunniteltu perehdytysohjelmisto. Intron avulla perehdyttäminen on tehokas, seurattavaa ja ennen kaikkea suunnitelmallista. Intro avulla voidaan luoda tehtäväkohtaisia perehdytyssuunnitelmia ja niitä löytyy tuotteesta jo valmiina useita kappaleita. Introon voidaan kutsua useita käyttäjiä, jotka vastaavat perehdytyssuunnitelman eri tehtävistä. Ja heillä kaikilla on tiedossa, mistä perehdytykseen liittyvät materiaalit ja tiedot löytyvät. Intron avulla perehdytys voidaan jaksottaa eri mittaisiin osakokonaisuuksiin, joiden avulla perehdytyksen eteneminen on suunnitelmallista, vaikka se kestäisi puolesta vuodesta ylöspäin. Intro myös muistuttaa ja huolehtii, että kaikki perehdytykseen liittyvät tehtävät tulevat hoidetuksi ajallaan. Intron avulla perehdytyksen seuranta on myös helppoa ja koko perehdytystiimi saa tiedon, miten perehdytys on edennyt ja mitä tehtäviä on tehty. Myös perehdytettävä työntekijä. Perehdytyssuunnitelma ei myöskään katoa järjestelmästä, vaan siihen voidaan palata tarvittaessa. Ja vielä kaikenkukkuraksi Intro on täysin mobiiliyhteensopiva ja toimii kaikilla päätelaitteilla. Perehdytys ei ole koskaan ollut näin helppoa ja tehokasta. Kokeile vaikka itse!

Tutustu Introon tarkemmin täällä tai lue miten perehdyttäminen Introlla toimii. Voit myös kokeilla Introa maksutta viiden perehdytyksen ajan.

Aloita Intron maksuton kokeilu