Blogit
Suunnitelmallinen perehdytys luo onnistuneen ensivaikutelman
Organisaatiot, joilla on strukturoitu perehdytyssuunnitelma, onnistuvat 58% todennäköisemmin sitouttamaan uudet työntekijät vähintään kolmeksi vuodeksi kuin ne, joilla ei ole strukturoitua perehdyttämissuunnitelmaa. Mene ja tiedä. Olen työskennellyt nykyisen työnantajan palveluksessa kohta yhdeksän vuotta, enkä usko sen johtuneen perehdyttämisestä. Vaikka perehdyttämistapaamiset Oluthuone Leskisessä oli mukava tapa aloittaa työt, ne tuskin olivat osa organisaation strukturoitua perehdyttämissuunnitelmaa.
Sanotaan, että perehdyttäminen muodostaa sillan rekrytointivaiheessa luotujen odotusten ja itse työn tekemisen välille. Omat odotukseni uutta työnantajaa kohtaan eivät olleet kovin selkeät, koska rekrytointipäätöksen oli henkilö, jota en ollut haastatteluvaiheessa kertaakaan tavannut. Ei kovin oppikirjamaista toimintaa, mutta ei kovin epätyypillistäkään, varsinkaan voimakkaassa kasvussa olevan yrityksen kohdalla. Tai jos sattuu kuulostamaan Pertti Salovaaralta, kuten minä.
Ensivaikutelman merkitys onnistuneelle perehdytykselle
Oletko koskaan aloittanut uudessa työssä huomataksesi, että työnantaja ei ole valmistautunut millään tavalla saapumiseesi? Jos olet, tiedät takuulla, kuinka tärkeää on huolehtia, että perehdyttäminen on huolellisesti suunniteltu. Ensivaikutelma on tärkeä, ja sen tulisi olla suora jatkumo rekrytointivaiheessa luoduille odotuksille.
Ensivaikutelma rakentuu hyvin yksinkertaisista asioista, jotka edellyttävät etukäteisvalmistelua. Uuden työntekijän ensimmäinen työpäivä voi kaikista osapuolista tuntua pelottavalta, mutta jännitystä voi lieventää etukäteisvalmistelulla. Hyvän vaikutelman luominen auttaa uutta työntekijää tuntemaan olonsa valmistautuneeksi uutta tehtävää varten ja samalla tuntemaan olonsa mukavaksi ja tervetulleeksi.
Oppia omista perehdyttämiskokemuksistani: ensimmäisellä päivällä ja sitä seuraavalla viikolla on todella iso merkitys siihen, mitä ajattelet uudesta työnantajastasi, kuinka saat itsesi vauhtiin ja kuinka tehokasta työskentelysi tulee olemaan. Se on kokemuksesi perusta. Tässä käytännön vinkkejä, joiden avulla itse valmistauduin uusien työntekijöiden ensimmäiseen päivään.
Perehdyttäjän tehtävälista ennen ensimmäistä päivää
Laadi kirjallinen perehdyttämissuunnitelma, jos et ole tehnyt sitä jo
Kirjoita asiat ylös. Kirjoitetut sanat skaalautuvat tehokkaammin kuin puhuttu sana. Kirjallinen suunnitelma toimii pohjana seuraaville perehdyttämisille. Tyypillisesti ensimmäisenä päivänä työntekijän niskaan kaadetaan valtava määrä informaatiota ja allekirjoitettavia dokumentteja. Strukturoitu suunnitelma auttaa jakamaan tehtäviä tasaisesti koko perehdyttämisjaksolle. Voit myös ladata valmiin mallipohjan tämän tekstin lopusta
Lue myös: Näin luot perehdytyssuunnitelman
Tilaa koneet ja laitteet sekä kulkuluvat
Huolehdi, ettei ensimmäinen viikko mene avaimia, laitteita ja sähköpostitunnuksia odotellessa.
Valmistele työpiste
Mikään ei tapa uuden työntekijän innostusta uutta työpaikkaa kohtaan yhtä tehokkaasti kuin sotkuinen ja valmistelematon työpiste. Valmistele työpiste ja huolehdi, että uudella työntekijällä on kaikki tarvittava valmiina
Valmistele allekirjoitettavat dokumentit ja lähetä ne allekirjoitettavaksi etukäteen. Perinteisesti uuden työntekijän ensimmäinen päivä täyttyy hallinnollisia papereita allekirjoitellen ja muissa rutiiniluontoisissa tehtävissä. Pyri hoitamaan paperityöt alta pois etukäteen.
Kokoa perehdytystiimi ja jaa vastuut
Kokoa perehdytystiimi ja sovi, kuka hoitaa minkäkin osan perehdyttämisestä. Tämä korostuu organisaatiossa, jossa rekrytoidaan paljon, tai jos rekrytointi on kausikohtaista ja aloittajia on kerralla paljon. Organisaatiota ei voi skaalata eikä vastuuta jakaa, jos et luota, että muut voivat tehdä päätöksiä puolestasi. Jos jaat vastuuta perehdyttämisestä, täytyy sinun huolehtia, että tehtävät on kuvattu riittävän selkeästi ja ne muodostavat perehdyttämiseen liittyville päätöksille selkeän ohjeistuksen. Tarvitset siis kirjallisen suunnitelman.
Nimeä kummi/mentori
Nimeä työntekijälle kummi. Kummina voi toimia vakinainen työntekijä, jolla on pidempiaikainen työkokemus organisaatiossa. Kummin tehtävänä on varmistaa, että uusi työntekijä tulee tutuksi talon tapojen ja ihmisten kanssa. Kummilta voi kysyä neuvoa myös luottamuksellisissa asioissa. Kummi on vaitiolovelvollinen kaikissa työntekijää koskevissa asioissa, jotka työntekijä on kertonut luottamuksellisesti.
Valmistele ensimmäinen työtehtävä ja agenda ensimmäiselle viikolle
Ensimmäinen työtehtävä on merkityksellinen uuden työntekijän itseluottamukselle ja jatkolle, joten siihen kannattaa panostaa. Luo tarkka aikataulu ensimmäiselle viikolle ja tee tarvittavat kalenterivaraukset. Varaudu viemään uusi työntekijä lounaalle.
Informoi tiimiläisiä uudesta kollegasta
Ensimmäinen päivä on merkittävä uudelle työntekijälle, ja samalla se on iso muutos koko työyhteisölle. Vastuu uuden työntekijän perehdyttäminen kuuluu kaikille, ja perehdyttämistä tapahtuu suunnitelmasi ulkopuolella, halusit tai et. Informoi muita työyhteisösi jäseniä uudesta työntekijästä esim sähköpostilla, jossa kerrot uuden työntekijän nimen, aloituspäivän, tehtävän ja istumapaikan sekä mahdollisesti jotakin henkilökohtaisempaa esim. harrastuksista tai kiinnostuksenkohteista.
Lähetä tervetuloaviesti uudelle työntekijälle
Toivota uusi työntekijä tervetulleeksi organisaatioon. Lievitä ensimmäisen päivän jännitystä lähettämällä viesti, joka sisältää ajo-ohjeet, ensimmäisen päivän ohjelman, tiimin esittelyn ja muuta hyödyllistä tietoa työskentelystä organisaatiossasi. Kannusta perehdytettävää esittämään kysymyksiä jo etukäteen.
Onnistunut ensivaikutelma ja hyvä perehdytys muodostuu pienistä asioista. Perehdyttämisen suhteen on parempi olla ylisuunnitelmallinen ja kenties tarpeettoman pikkutarkka, kuin riittämättömästi suunniteltu ja valmistautumaton.
Materiaalipankistamme löydät apuvälineitä perehdytyksen tueksi.Ne ovat vapaasti hyödynnettävissä uusien työntekijöiden perehdytykseen.
Lue myös: Millainen on hyvä perehdytys?